Membuat Ruang Kerja Rapi Tanpa Menyita Waktu

ruang kerja rapi
Sumber: cleanipedia.com
Sumber: onlinecareertips.com

Dalam sebuah survei baru yang dilakukan oleh Opinion Matters mengenai ruang kerja rapi, disebutkan bahwa rata-rata pekerja menyia-nyiakan satu setengah hari dalam satu tahun hanya untuk mencari dokumen yang tercecer. Bahkan, penelitian terbaru dari Max Office menemukan bawa 90% responden yang terus menerus melihat hal yang berantakan menyebutkan secara negatif kehidupan pribadi dan pekerjaan mereka. 77% lainnya menyebutkan bahwa kekacauan itu merusak produktivitas. Sementara lebih dari setengah jumlah responden mengatakan hal tersebut mempengaruhi pikiran dan motivasi, hingga citra profesional mereka. Melihat pentingnya ruang kerja rapi ini, kami akan mengulas beberapa langkah sederhana yang tidak akan menyita waktu kerja Anda dalam mewujudkannya.

Taruh Hal yang Sangat Dibutuhkan di Ruang Kerja Rapi Anda

Pastikan semua yang Anda butuhkan ada pada jangkauan tangan Anda. Puluhan alat tulis, tumpukan kertas bekas, dan cangkir kopi kemarin harus Anda singkirkan. Hanya taruh hal penting seperti monitor dan keyboard, telepon, dua bolpen, satu agenda, lampu, dan satu foto keluarga. Persediaan, dokumen, dan barang-barang pribadi harus disimpan di zona lain yang telah ditetapkan.

Rapikan Tumpukan Kertas Anda

Sumber: everplans.com

Kelompokkan dokumen Anda hanya menjadi tiga label: Untuk Dibaca, Penting, dan Berkas. Tetapkan hari untuk menyelesaikan masing-masing dokumen  sehingga Anda tidak terburu-buru di akhir waktu atau merasa perlu melakukan semuanya sekaligus. Untuk proyek yang sedang berjalan, berikan kode warna dan bedakan mereka dari arsip Anda. Dengan cara ini Anda akan tahu di mana mencari segala sesuatu dan apa yang perlu diselesaikan terlebih dahulu.

Tetapkan Batas

Masalah kerapihan bukan terletak pada banyaknya ruang, tapi terlalu banyaknya barang yang Anda miliki. Karena itu, batasi jumlah barang hingga yang Anda perlukan. Cukupkan diri dengan satu rak buku, misalnya. Ketika rak tersebut penuh, keluarkan satu buku untuk setiap satu buku baru yang Anda tambahkan. Hal yang sama berlaku untuk pengajuan di kantor. Ketika ada lemari berkas baru, saatnya untuk melelang lemari dokumen lama Anda yang tidak lagi diperlukan.

Gunakan Penyekat Laci

Sekat laci ini berfungsi sebagai kompartemen yang memisahkan penjepit kertas dan karet gelang. Tapi, ingatkan selalu untuk membersihkan laci setiap bulan dan membereskan segala sesuatu yang tidak pada tempatnya.

Jangan Jadikan Email Sebagai Tugas Kerja

Terlalu sering melihat inbox email dapat menyebabkan stres dan menguras energi. Karena itu, atur inbox Anda mirip seperti mengatur file-file kertas Anda, baik dengan folder atau dengan menggunakan perangkat lunak seperti Outlook atau Entourage untuk ditindaklanjuti di waktu lain.

Rampingkan Ikon Desktop Anda

Komputer Anda merupakan alat penting seorang pekerja modern. Sebuah layar yang penuh dengan ikon akan memicu hormon stres Anda. Buatlah sistem pengarsipan digital dan kurangi jumlah ikon desktop Anda. Dengan cara yang sama, hapus pengingat dan widget dari monitor Anda karena mereka hanya akan mengalihkan perhatian Anda dari pekerjaan.

Pasang Penggantung Tas dan Pakaian

tempat kerja rapi
Sumber: rakuten.co.jp

Barang-barang pribadi akan cepat membanjiri ruang jika mereka tidak memiliki tempat tertentu. Dengan memasang penggantung untuk dompet, jaket, aksesoris, atau bahkan payung Anda, maka rekan-rekan dan tamu Anda tidak perlu melangkahi tas atau duduk di mantel Anda.

Simpan Keranjang untuk Penimpanan Jangka Pendek

Kenali diri dan kebiasaan Anda. Anda mungkin perlu area untuk penyimpanan jangka pendek. Bagi Anda yang berlangganan majalah dan koran, keranjang ini sangat berguna. Keranjang ini juga bermanfaat untuk Anda yang sering membawa tas gym atau berganti sepatu di kantor.