Tantangan Mengubah Struktur Organisasi Konvensional Menjadi Agile

Tantangan Mengubah Struktur Organisasi Konvensional Menjadi Agile
Pertemuan Agile Cycle Indonesia (Foto : Kiky.Waode/Job-Like Magazine)

Struktur organisasi yang cenderung hierarki dan penuh dengan birokrasi, sudah lama diterapkan di dalam perusahaan. Awalnya, struktur organisasi seperti ini diterapkan untuk memastikan bidang kerja masing-masing tim. Sehingga, urusan antardepartemen tidak saling tumpang tindih.

Dalam struktur organisasi hierarki, urutan kerja yang berlaku dimulai dari mengumpulkan bahan-bahan yang ingin dikerjakan, melakukan analisis, merencanakan produksi, memulai design, membangun produk, melakukan tes, dan produk baru bisa dirilis beberapa bulan bahkan beberapa tahun kemudian.

Proses ini tentu menghambat perusahaan dalam melakukan pengembangan produk dan mengikuti kebutuhan pasar. Tahun 2001, tujuh belas software developer di Amerika Serikat mulai mengenalkan konsep agile untuk menyederhanakan proses produksi.

Konsep kerja agile pertama kali diterapkan untuk tim IT, agar dapat menghasilkan produk lebih cepat. Namun melihat efektivitas yang dihasilkan, beberapa perusahaan mulai mengadaptasi agile framework tak hanya kepada tim IT.

Hal ini dijelaskan oleh Anita, seorang Agile Champion Leader, saat memberikan paparannya dalam weekly meetup yang dilakukan Agile Circles Indonesia, Rabu (24/07).

“Sulit memang untuk mengadopsi sistem kerja agile ke sektor organisasi lain, misalnya ke bagian operasional, keuangan, HR, dan sebagainya. Tetapi, bukan berarti tidak mungkin,” jelasnya.

Kebiasaan yang terjadi dalam sistem organisasi yang penuh dengan birokrasi, yaitu adanya dependensi atau ketergantungan antara satu tim dengan tim lainnya. Dengan menerapkan konsep agile, tim dapat bekerja sama untuk kemajuan perusahaan dengan dependensi seminimal mungkin.

Ya, struktur organisasi yang agile bukan berarti menghilangkan dependensi melainkan hanya mengaturnya sesuai dengan kebutuhan. Sebagai Agile Champion Leader, Anita menyatakan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan jika ingin melakukan transformasi dari struktur organisasi hierarki menjadi agile.

Manusia, proses, dan teknologi juga lingkungan menjadi unsur pendukung yang dapat mewujudkan sistem organisasi agile.

Anita menjawab pertanyaan audiens mengenai agile team (Foto: Kiky.Waode/Job-Like Magazine)

“Manusia berarti di dalamnya terdapat pola pikir, sikap, juga kapabilitas. Sedangkan di dalam proses di dalamnya harus terdapat kebijakan dan prosedur yang disepakati bersama,” paparnya.

“Yang terakhir, di dalam lingkungan harus memiliki teknologi yang dapat diandalkan serta ruang kerja yang mendukung cara kerja agile,” lanjutnya.

Tentu tidak semua perusahaan harus berubah menjadi agile. Harus disesuaikan dengan kebutuhan. Karena jika dipaksakan, maka yang ada justru menghasilkan chaos dalam perusahaan.

Agar transformasi menjadi agile squad berjalan dengan maksimal, maka diperlukan peran Agile Champion sebagai fasilitator. Jika perusahaan menginginkan timnya berubah menjadi agile, maka disarankan setiap divisi memiliki Agile Champion masing-masing.

Baca Juga: Sudah Waktunya Nih Kerja di Open Space agar Semakin Agile

Agile champion ini menjadi “agen perubahan” yang akan membawa pengaruh agile ke dalam divisi masing-masing. Selain itu, Agile champion juga bisa memengaruhi kebijakan manajemen untuk mempercepat perubahan struktur organisasi.

“Kebijakan dalam perusahaan biasanya top-down, dari manajemen mau nggak mau harus dilakukan oleh seluruh karyawan. Agile ini kan masih menjadi hal yang baru di Indonesia dan tidak semua perusahaan akan menerima perubahan ini. Peran agile champion akan sangat terasa jika dapat membuat kebijakan yang sifatnya bottom-up,” lanjutnya.

Jika sistem kerja agile ini berhasil diimplementasikan ke dalam struktur organisasi, menurut Anita ada beberapa keuntungan yang bisa dirasakan oleh perusahaan.

Keuntungan bersikap agile antara lain memudahkan berbagi pengetahuan antartim, membangun tim dan lingkungan yang bersedia untuk kolaborasi, serta menciptakan pemimpin yang mau melayani timnya (servant leader).

“Untuk mewujudkan tim dan lingkungan kerja yang agile, saya hanya butuh satu orang yang percaya bahwa hal ini bukan mustahil. Perubahan itu dimulai dari diri sendiri baru kita bisa meyakinkan yang lainnya untuk melakukan hal yang sama,” tutupnya.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here