Tips Membuat To Do List agar Efektif dan Efisien Menyelesaikan Pekerjaan

Membuat to do list membantumu untuk mengetahui atau mengingat apa saja yang akan kamu kerjakan. Kamu bisa pula mengetahui urutan kegiatan yang akan kamu lakukan. Tidak hanya itu, dengan membuat to do list kamu bisa membagi waktu dengan lebih baik.

Ada beragam jenis to do list yang bisa kamu buat. Yang paling sederhana, kamu bisa membuat urutan pekerjaan atau kegiatan yang akan kamu lakukan dalam sehari. Beri nomor agar berurutan, dan selanjutnya kamu bisa mengerjakan atau menyelesaikannya satu persatu.

Namun, untuk kamu yang ingin lebih detail dalam mengerjakan pekerjaan, ada beberapa jenis to do list lain yang bisa kamu gunakan template yang tersedia. Di antaranya yaitu,

Time Blocking: Membuat To Do List Berdasarkan Pembagian Waktu

Time blocking dibuat berdasarkan pembagian waktu. Umumnya pembagian ini dilakukan dalam sehari atau 24 jam. Sebelumnya kamu harus bisa memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan sebuah kegiatan atau menyelesaikan sebuah pekerjaan. Semisal, mandi pagi membutuhkan waktu 20 menit, sarapan membutuhkan waktu 20 menit, dan seterusnya hingga di akhir hari.

Selanjutnya, buatlah template berisikan hari-hari dalam seminggu. Dalam setiap harinya, batasi durasi waktu untuk kegiatan yang sudah kamu tentukan secara berurutan.

Time blocking cocok digunakan untuk kamu yang aktif berkegiatan setiap hari. Baik di hari kerja maupun di akhir pekan. Dari mulai bangun pagi, beraktivitas di kantor, hingga akan tidur pada malamnya.

Kanban Board

Kanban board pada dasarnya berisikan tahapan kegiatan atau pekerjaan yang dilakukan dalam sebuah proses kerja. Oleh karena itu, selain berurutan, to do list ini umumnya ditujukan untuk penyelesaian pekerjaan tertentu. Semisal, proses pembuatan produk atau layanan jasa.

Secara umum, template Kanban board terdiri dari tiga kolom, yang berisikan: jenis kegiatan, statusnya, dan hasilnya. Semisal, untuk pengerjaan pembuatan sepatu, kolom jenis pekerjaan dan statusnya bisa berisikan: mendesain model sepatu dan pemilihan warna. Saat sudah selesai, kolom hasil pekerjaan bisa berisikan: menggunakan design vintage dengan warna-warna retro.

Pada setiap jenis kegiatan, kamu bisa pula menambahkan catatan kaki. Semisal, pada contoh di atas, untuk keterangan mendesain model sepatu, catatan kakinya bisa berisikan: durasi pengerjaan 7 hari. Sedangkan pada keterangan pemilihan warna, catatan kakinya bisa berisikan: hanya menggunakan 3 jenis warna. Selain itu, kamu juga bisa menambahkan jumlah kolom jika diperlukan.

Baca Juga: Workflow Management: Solusi Pengoptimalan Proses Bisnis di Perusahaan

Matriks Eisenhower

Untuk kegiatan atau pekerjaan yang lebih spesifik, kamu bisa membuat to do list dengan konsep matriks Eisenhower. Dalam konsep ini pekerjaan dibagi menjadi dua jenis, yaitu pekerjaan penting dan pekerjaan mendesak. Pembagian status ini menjadikan matriks Eisenhower memiliki empat status, yaitu,

  • Pekerjaan penting yang mendesak. Untuk pekerjaan seperti ini, harus didahulukan pengerjaannya.
  • Pekerjaan penting,tapi tidak mendesak. Untuk pekerjaan seperti ini bisa dilakukan penjadwalan ulang.
  • Pekerjaan mendesak tapi tidak penting. Untuk pekerjaan seperti ini bisa didelegasikan.
  • Pekerjaan tidak penting dan tidak mendesak. Pekerjaan ini ditiadakan.

Membuat To Do List 1-3-5

Kalau matriks Eisenhower mengkategorikan pekerjaan berdasarkan urgency atau statusnya, maka to do list 1-3-5 mengkategorikan pekerjaan berdasarkan skalanya. Dalam setiap hari, diasumsikan kamu bisa mengerjakan 9 pekerjaan. Masing-masing, yaitu 1 pekerjaan besar, 3 pekerjaan sedang dan 5 pekerjaan kecil.

Selanjutnya, tentukan dan tuliskan masing-masing pekerjaan tersebut. Kamu bisa menentukan durasi waktu untuk setiap pengerjaannya. Namun, kamu juga bisa menyelesaikannya sesuai waktu yang tersedia.

To do list 1-3-5 lebih cocok digunakan oleh kamu yang punya banyak fleksibilitas. Terutama fleksibilitas waktu.

Kamu bisa membuat beragam jenis to do list di atas di awal hari kerja. Selanjutnya, di akhir jam kerja, kamu bisa meninjau kembali setiap pekerjaan atau kegiatan yang sudah kamu lakukan. Namun, kamu juga bisa membuat to do list di akhir jam kerja, untuk kemudian mengerjakan setiap pekerjaan pada keesokan harinya.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here