Jangan Panik Bila Harus Mengadakan Rapat Mendadak, Ini Dia Tipsnya!

rapat mendadak
Sumber : Video Hive

Dunia kerja membutuhkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang tangkas dan bisa diandalkan. Karena banyak keputusan yang harus dilakukan secara cepat dan tepat ketika bekerja. Salah satu yang paling penting adalah rapat mendadak tanpa persiapan khusus.

Tak perlu panik bila harus mengadakan rapat mendadak di kantor! Ikuti saja tips-tips ini agar rapat tersebut berjalan lancar sesuai ekspektasi

Menyiapkan Bahan Rapat dari Materi Lama

Sumber : Toronto Intercontinental

Anda tentu harus tetap menyiapkan bahan rapat ketika akan mengadakan rapat mendadak. Jika Anda masih punya pekerjaan lain yang wajib diselesaikan, sebaiknya Anda menyiapkan bahan rapat dari materi lama. Cobalah mengingat-ingat materi lama yang serupa dengan rencana pembahasan rapat hari ini. Dengan demikian, waktu kerja Anda tidak terlalu tersita untuk menyusun bahan rapat.

Menghubung Peserta Rapat Minimal Satu Jam Sebelumnya

Sumber : Lifehacker

Jangan lupa bahwa Anda juga harus mempertimbangkan kehadiran para peserta rapat lainnya saat menyusun rencana rapat mendadak. Jika akan mengadakan rapat dengan rekan kerja lainnya, usahakan untuk menghubungi mereka minimal satu jam sebelum rapat. Bahkan Anda harus menghubungi lebih awal lagi bila ada rekan kerja yang belum tiba di kantor atau masih ada urusan di tempat lain. Dengan demikian, agenda rapat yang Anda rencanakan bisa berjalan tepat waktu.

Baca Juga : Berdebat saat Rapat di Kantor? Pastikan untuk Menghindari Hal Ini

Meminta Tolong untuk Menyiapkan Ruang Rapat

Sumber : Founterior

Kalau ingin mengadakan rapat mendadak di kantor, berarti Anda harus meminta tolong office boy untuk segera menyiapkan ruangannya. Sehingga Anda tak perlu buang-buang waktu menunggu persiapan ruangan. Pastikan bahwa ruang rapat sudah bersih dan peralatan presentasinya sudah siap digunakan.

Tak Harus Selalu Dilakukan di Kantor

Sumber : GrosvernostPauls

Anda tak harus selalu mengadakan rapat mendadak di kantor bila situasi tidak memungkinkan. Jika Anda atau mayoritas rekan kerja peserta rapat sedang berada di luar kantor, cobalah untuk mengadakan rapat di tempat lain. Anda bisa memilih kafe atau working space sebagai lokasi rapat. Pilihlah lokasi rapat yang nyaman dan mudah dijangkau supaya suasana rapat tidak terasa monoton.

Jangan Lupa Membuat Notulen Rapat

Sumber : Shutterstock

Sama seperti rapat pada umumnya, Anda juga tak boleh lupa membuat notulen rapat mendadak. Catatlah hal-hal penting yang dibahas dan disepakati selama rapat. Meskipun durasi rapat hanya berlangsung selama setengah jam. Kemungkinan besar ada banyak keputusan penting yang dapat diambil ketika mengadakan rapat secara tiba-tiba.

Lima tips rapat mendadak tersebut pasti membuat Anda siap menyelesaikan pekerjaan kapan pun dan di mana pun. Tunjukkan bahwa Anda adalah seorang pekerja profesional yang siap menyelesaikan segala kewajiban secara tepat waktu.

Beri komentar Anda tentang artikel ini