Tips Menggelar Event Virtual Perusahaan Selama Masa Pandemi

Di masa pandemi, pemerintah mewajibkan perusahaan untuk menerapkan protokol kesehatan. Karenanya, karena banyak perusahaan yang mengubah kebijakan operasionalnya. Termasuk cara bekerja karyawan serta aktivitas atau event menjadi event virtual perusahan. Hal ini dilakukan untuk menjamin kesehatan karyawan.

Dengan event virtual perusahaan, peserta tidak harus mendatangi kantor/perusahaan jika ingin mengikutinya. Selain itu, para karyawan yang terlibat dalam event virtual juga bisa melaksanakannya melalui rumah.

Ada banyak tema event yang umumnya digelar oleh perusahaan. Seperti, meeting, customer gathering, product launching, employee gathering, ataupun workshop.

Bergantung pada jenisnya, event perusahaan tentunya mendatangkan manfaat. Baik bagi perusahaan, karyawan, keluarga karyawan maupun konsumen. Meski demikian, ada beberapa hal yang harus diperhatikan jika perusahaan ingin menggelar event virtual perusahaan.

Daftar Peserta Event Virtual

Masing-masing acara tentunya mengharuskan kehadiran peserta yang berbeda. Untuk itu, ada baiknya kamu membuat daftar peserta. Hal ini berguna untuk mengetahui siapa-siapa saja yang harus hadir dan siapa-siapa yang belum dihubungi untuk hadir.

Selain itu, dengan bertanya pada peserta, kamu jadi tahu kebutuhan dari masing-masing peserta. Pasalnya, tidak semua peserta memahami teknis pelaksanaan event virtual perusahaan.

Memilih Waktu yang Tepat

Meskipun digelar secara daring, perusahaan juga harus memilih waktu yang tepat. Pastikan event bisa dihadiri oleh sebanyak-banyaknya peserta yang dibutuhkan. Pemilihan waktu bergantung pada tema acara dan peserta.

Selain waktu penyelenggaraan, perusahaan juga harus memilih waktu yang tepat untuk melakukan sosialisasi atau promosi acara tersebut. Sehingga peserta tidak melewatkan informasi adanya event virtual perusahaan yang digelar.

Baca Juga: Employee Gathering: Cara Efektif Meningkatkan Semangat Kerja Karyawan

Memilih Event Organizer yang Tepat untuk Event Virtual Perusahaan

Tidak semua event organizer memiliki sumber daya, kemampuan dan pengalaman untuk menggelar event virtual. Apalagi jika formatnya adalah acara yang digelar secara langsung. Karenanya, jika ingin menggunakan jasa profesional, pastikan memilih event organizer yang tepat.

Event organizer yang ditunjuk juga harus bisa memperkenalkan brand atau imej perusahaan dengan baik. Selain itu, harus bisa menggelar acara dengan menarik meskipun digelar secara virtual.

Menciptakan Interaksi dengan Peserta

Meskipun digelar secara virtual, acara yang digelar harus tetap mengutamakan adanya interaksi. Salah satu cara agar ada interaksi antar peserta, adalah dengan membuat salah satu dari beberapa format rundown berikut ini:

Conversational

Berbeda dengan webinar yang didominasi oleh satu orang pembicara, format conversational (percakapan) membuat peserta bisa santai saat mengikuti acara. Tapi peserta tetap bisa berinteraksi. Terpenting, sediakan moderator untuk memandu jalannya acara.

Virtual Lobby

Berikan kesempatan bagi setiap peserta untuk memperkenalkan diri. Virtual lobby juga berguna untuk memastikan faktor teknis terpenuhi. Dalam hal ini tampilan visual dan audio.

Social Media Connect

Pastikan acara terhubung dengan media sosial peserta. Sehingga peserta bisa membagikan pengalamannya pada teman, keluarga ataupun kolega secara real-time atau live stream.

Virtual Product Showcase

Pamerkan produk atau jasa perusahaan melalui format ini. Ada banyak cara kreatif dan menarik untuk melakukannya. Salah satunya, dengan menyuguhkan augmented reality experience.

Feedback Session

Berikan kesempatan bagi peserta untuk memberikan saran, kritik ataupun sekedar bertanya. Selain meningkatkan interaksi, format ini memberikan nilai tambah bagi event virtual perusahaan yang digelar. Perusahaan juga bisa melakukan menggelar survey.

Kontes dan Permainan

Buatlah kontes atau permainan untuk menambah keseruan dan menghilangkan kebosanan peserta. Kegiatan ini juga berguna untuk meningkatkan interaksi.

Pengecekan Koneksi Internet dan Perlengkapan Lain

Penyelenggara event virtual tentunya menggunakan koneksi internet dan perlengkapan lain seperti komputer, monitor, kamera, dan lain-lain. Pastikan melakukan pengecekan sebelum acara digelar agar tidak mengganggu jalannya acara.

Nah, dengan memperhatikan beberapa hal di atas penyelenggaraan event virtual perusahaan diharapkan bisa tercapai. Selain itu, protokol kesehatan tetap bisa dijalankan dengan baik.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here