Rekruter Harus Mengirim Surat Penolakan Kerja? Ini Tipsnya

Untuk kandidat karyawan yang tidak memenuhi kualifikasi rekrutmen, rekruter tentunya akan menolaknya. Pemberian kabar penolakan bisa dilakukan secara langsung, atau dengan mengirimkan surat penolakan kerja.

Karena penolakan berkaitan dengan kondisi emosional kandidat karyawan, ada beberapa hal yang harus diperhatikan saat menulis surat penolakan kerja. Di sisi lain, rekruter atau perusahaan juga harus menjaga citranya.

Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan saat menuliskan surat penolakan agar kandidat bisa menerima penolakan dengan baik:

Waktu Pengiriman Surat Penolakan

Rekruter bisa menolak atau mengirimkan surat penolakan kerja di beberapa tahapan rekrutemen, yaitu,

  • Setelah CV/resume terkirim;
  • Di tengah-tengah proses rekrutmen;
  • Setelah proses rekrutmen selesai.

Untuk surat penolakan kerja yang dikirimkan setelah CV/resume terkirim, rekruter bisa menuliskan ucapan terima kasih atas CV/resume terkirim, namun menyesal karena kandidat tidak bisa melanjutkan proses rekrutmen.

Untuk surat penolakan yang dikirimkan ditengah-tengah proses rekrutmen, isinya bisa menjelaskan sebenarnya perusahaan merasa tertarik dengan skill dan kemampuan yang dimiliki. Perusahaan juga tertarik dengan motivasi dan karakter kandidat. Namun, menyesal karena kandidat terpaksa tidak bisa menyelesaikan proses rekrutmen sampai ke tahap akhir.

Untuk surat penolakan yang dikirimkan setelah proses rekrutmen selesai, isinya bisa menjelaskan ketertarikan perusahaan pada kemampuan atau prestasi tertentu yang dimiliki kandidat. Namun, perusahaan terpaksa harus memilih kandidat yang memiliki keunggulan lain (semisal, kemampuan khusus, pengalaman, lebih culture fit, dan lain-lain).

Selain itu, perusahaan juga bisa menyampaikan keyakinannya bahwa kandidat yang ditolak tetap bisa sukses meski bekerja di perusahaan lain.

Baca Juga: Tips Menyeleksi CV untuk Mendapatkan Kandidat Karyawan Potensial

Tips untuk Rekruter Saat Menulis Surat Penolakan Kerja

Dalam menuliskan surat penolakan kerja, ada baiknya rekruter juga memerhatikan beberapa hal ini:

Menuliskan Surat yang Berbeda untuk Kandidat yang Berbeda

Jika ada lebih dari satu posisi yang ditawarkan, kirimkan surat penolakan dengan nama dan posisi yang berbeda. Hindari menyeragamkan surat penolakan yang dikirim. Hal ini untuk menghargai karyawan.

Memberikan Feedback

Tidak ada salahnya jika rekruter ingin memberikan feedback. Namun sampaikan dengan sopan, bijak dan ringkas. Terutama jika feedback yang diberikan adalah negatif. Namun sampaikan pula pesan positif untuk menjaga motivasi kandidat.

Selain beberapa hal di atas, jangan lupa untuk membaca kembali surat penolakan untuk menghindari kesalahan penulisan atau typo.

Dengan mengirimkan surat penolakan kerja, hal ini menunjukkan rekruter atau perusahaan menghargai pilihan kandidat dan upayanya untuk menjalani proses rekrutmen. Bagi kandidat yang ditolak, diharapkan surat penolakan bisa memacu semangatnya untuk berupaya lebih baik di waktu yang akan datang.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here